Unter dem Posteingang wird via OutlookSyncDB automatisch ein neuer Ordner mit der Benennung ‚tosca’ angelegt. E-Mails inkl. Anhänge, welche in diesen Ordner verschoben oder gespeichert werden, werden in tosca als Notiz in den Aktivitäten gespeichert. Anhänge werden als Multimedia gespeichert.
Via Parameter wird definiert, welche Aktivitätsart und welche Multimedias dazu verwendet werden.
Die Adresszuordnung erfolgt via E-Mail Absender. Eindeutig zuweisbare E-Mails werden direkt der Adresse, resp. Kontaktperson zugeordnet. Nicht zuweisbare E-Mails werden als Notiz gespeichert, können aber jederzeit noch einer Adresse und Kontaktperson zugewiesen werden.